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集團開展2023年度檔案業務培訓工作

發布時間:2023/4/3 16:05:08    瀏覽次數:3240    來源: 集團辦公室 榮磊

為進一步提高集團系統內檔案人員的專業知識及業務實操技能,集團辦公室綜合檔案室結合往年在業務指導過程中發現的問題,于3月份分四批次,開展2023年度檔案業務培訓。重點圍繞綜合檔案室建立、工程檔案交底、施工期管理等方面內容開展檔案專題講座。主要培訓人員為二級權屬企業辦公室專兼職檔案員、工程部檔案兼職人員等60余人,參加本年度檔案業務培訓工作。

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本次培訓結合2023年度檔案考核指標,針對新組建的兩家公司,系統講解綜合檔案室建立的規范要求,指導編制檔案制度,檔案硬件搭建與軟件使用。避免因長期資料未歸檔,造成原件遺漏、丟失的情況發生。通過對工程檔案交底的講解,對專兼職檔案員提出更高的要求。在項目開工前,對接各參建單位,明確工程檔號、項目文件編制、立卷歸檔及整理規范要求。配合公司檔案管理部門做好工程檔案管理工作,減少重復返工,提高檔案質量。

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詳細講解工程資料如何開展關鍵環節飛行檢查。對項目部檔案業務開展監督和指導工作,現場檢查項目檔案管理、案卷質量是否規范,項目文件收集進度是否與工程建設進度同步等情況。避免因資料缺漏造成項目后期運行和利用,埋下隱患的情況發生。

倡導各權屬企業建立工程檔案管理的“五個一”。即建立:“一網”,項目檔案管理網絡;“一標”,項目文件管理標準;“一表”,符合建設項目實際的歸檔范圍和保管期限表;“一夾”,收集歸納項目檔案常見問題的文件夾;“一專家”,培養發揮“傳幫帶”作用的檔案專家。以上述標準和要求,提倡各權屬企業專兼職檔案員積極參與工程檔案全流程管理,熟悉工程立項、施工、竣工、運行等情況。對前期手續、合同文本、招投標資料開展預立卷,做到隨時產生、隨時移交。對紙質原件開展數字掃描,方便公司內部借查閱使用,避免資料原件因頻繁借閱產生破損、丟失等情況。檔案工作作為工程項目長期存續的物質載體,做到收集完備詳實。為工程項目創建品質工程,后續平穩運行,改造擴建等工作發揮項目檔案的積極作用。

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